海运基础知识-订舱、提柜、装柜、还柜、报关

在国际海运整柜运输中，从订舱启动到报关放行、柜子顺利上船，全流程环环相扣，每个操作节点都需精准把控。唯有紧盯订舱、装柜、还柜、报关等关键环节，才能有效规避订舱失败、产生滞港费、柜子被甩、查验受阻无法按时上船等潜在风险。今天，就针对这些核心环节，为大家做一份通俗易懂的基础知识普及。

一、订舱（Booking）

订舱并非简单的舱位预定，而是与船期、集装箱调度的动态博弈。订舱有个几点是需要去关注的：运价的波动情况、起运港和目的港的拥堵情况、目的港是否有罢工、航线是否出现事故、天气情况。多跟你的订舱代理或者船司沟通是一个比较好的方式，了解更多的船讯，可以帮助你制定好订舱计划。根据国际航运协会（ICS）的操作指南，整柜订舱需在船舶开航前7-10天完成，但实际操作中需预留更多弹性时间。整个订舱环节，以船公司会下发提柜单（S/O）结束，在未收到SO前都不能放松。

询价与需求确认‌。

货主或货代向船公司或货代询价，明确货物信息（品名、重量、体积、箱型、箱量）、起运港、目的港、船期及运输条款（如FOB或CIF）。

提交订舱委托（Booking ）‌。

货主填写《订舱委托书》，包含发货人、收货人、货物详情、港口信息等，委托货代或直接向船公司订舱；船公司审核后确认舱位。‌‌

‌获取订舱确认书（S/O）‌。

船公司签发S/O，注明船名航次、截关时间、提柜地点等关键信息，作为后续操作依据。‌‌

二、提柜

第 一阶段：提柜前准备

1. 文件准备

订舱确认书：这是提柜的“许可证”，上面有提柜地点、还柜地点、船名航次、有效期等关键信息。务必仔细核对。

设备交接单：有些船公司可能直接提供，有些则需要拖车公司凭S/O去换单取得。EIR是堆场与拖车公司之间交接集装箱的凭证。

2. 安排拖车

委托可靠的、有经验的拖车公司。

与司机确认 提柜时间、地点，并提前将 S/O 等文件发给司机。

确保拖车头及架子的状态良好，符合运输要求。

3. 计划与沟通

提前规划：避开堆场作业高峰时段（如上午），可以减少排队时间。

预提：如果装柜时间紧张，可以向船公司申请“预提”，即在船期前几天就把柜子提出来。但这会产生额外的预提费和堆存费。

第二阶段：提柜时检查

这是整个提柜流程中最关键的一步！ 空箱检查不到位，后续可能引发货损、海关查验甚至费用纠纷。

空箱检查核心要点：

1. 箱体外部检查

结构完整性：检查箱顶、箱壁、箱底是否有破洞、裂缝、严重凹陷或锈蚀。特别注意箱角柱等承重结构。

箱门：检查门板、门锁杆、门胶条是否完好，开关是否顺畅，能否完全密封。

箱号与铭牌：核对箱号是否与文件一致。查看铭牌上的 总重、自重、立方数 等信息是否清晰。

2. 箱体内部检查

清洁状况：箱内必须 干燥、清洁、无味、无油污、无残留物。如果发现有植物种子、昆虫、化学品残留等，必须立即更换。

水密性：检查箱内壁、角落有无水渍，确保箱子风雨密。可以关上门在内部查看是否有透光缝隙。

平整度：检查地板是否平整，无大面积破损或凸起的钉子，以免损坏货物或绊倒工人。

3. 特殊要求检查

冷藏箱：除了上述检查，还必须进行 预检，接电测试制冷系统，设定温度，并拿到检测报告。

开顶箱/框架箱：检查篷布、索具等附属设备是否齐全完好。

第三阶段：提柜后交接

1. 文件核对与签署

从堆场出来后，司机将拿到堆场签字盖章的 设备交接单。

仔细核对EIR上的所有信息：提柜/还柜地点、时间、箱号、封条号（如有）、以及箱体状况的备注。这是界定责任的重要文件。

确保司机将这份文件交还给您或您的货代。

2. 铅封管理

提柜时，堆场有时会随箱提供一个船公司封条。但通常，发货人会使用自己的 自定义封条。

无论哪种方式，务必准确记录下最终施加在集装箱上的铅封号码。这个号码必须与提单、报关单上的信息完全一致。

3. 及时装柜

空箱提出来后，通常有 “免费用箱期”。在此时间内，必须完成装柜、还柜。超期会产生 滞箱费。

三、装柜

一、装柜前准备

货物准备：按照配柜员的配柜清单，将货物提供从存储区拣货，然后转移到待装柜区。

货柜核对：检查柜号及封号信息是一致和订舱信息一致，确认箱体完整性、清洁度及密闭性，并记录集装箱状态。 ‌‌

二、装柜操作

装柜及货物加固‌：从集装箱的最里端开始装，逐步向外。重物放底部，轻物放上层；确保货物与箱壁之间留有适当空隙，避免直接摩擦。必要时可以使用填充物或者绑带对货物进行固定。对箱门口的货物进行最后加固，防止箱门开启时货物倒塌。

拍照记录‌：装柜过程中需拍摄空柜照、半货照、满货照、封条锁照等，确保货柜完整性。 ‌

铅封与文件归档‌：装柜完成后施加铅封并记录封条号，将装箱清单、发票等文件发送至客户及报关部门。

三、核心要点

装柜时间：装柜环节的时间损耗常被低估，工厂需在提柜后48小时内完成装箱、过磅、铅封，并将集装箱送回码头。若选择“产装”（拖车到厂装箱），需额外预留2小时装卸操作时间；若货物涉及商检（如木制品熏蒸），需提前3个工作日申请检验。

严禁超重：货物的总重量（货物毛重+固定耗材 + 箱体皮重）不能超过航线规定的限重。

四、还柜

第 一. 还柜前准备 (Preparation)

确认还柜信息：从货代或船公司处获取明确的还柜时间（截重柜时间）、地点（具体码头和堆场）。

准备文件：确保已备齐 船公司订舱确认书(S/O)、提柜时拿到的设备交接单(EIR) 出场联、以及 铅封号。

检查重箱：

箱门紧闭：确保箱门已完全关闭并锁好。

铅封完好：确认铅封已正确施加，且号码记录无误。

箱体外观：最后检查一次箱体有无在装货或运输过程中发生新的破损。如有，需提前知晓并准备说明。

第二. 运输至码头 (Transportation to Port)

拖车司机按照指令，将装载完毕的 重箱 运输至指定的码头闸口。

第三. 码头闸口交接 (Gate-in at Terminal)

这是还柜的核心环节，通常在码头闸口完成：

提交单证与信息录入：司机向闸口工作人员提交 S/O 和 EIR。工作人员会扫描集装箱箱号、输入铅封号，将货物信息录入码头操作系统。

箱体检查 (Physical Inspection)：码头工作人员会快速检查：

箱体状况：是否有明显重大破损、凹陷。

铅封：是否完好无损，并与录入的号码一致。

箱门：是否紧闭。

签发凭证：检查无误后，码头闸口会：

在司机的 EIR 上盖章签字，留下进场联，将出场联返还给司机。

或签发一张新的 《重箱交接单》。

这份文件是还柜成功的唯 一凭证，务必妥善保管。

第四. 还柜成功后 (After Successful Gate-in)

获取凭证：拖车公司将码头签发的 EIR或重箱交接单 返还给发货人或货代。这证明货物已成功交付给船公司，责任也随之转移。

系统更新：码头系统会更新状态，显示该集装箱已“在场”，可以安排配船装船。

签发提单：货代或发货人凭此凭证及相关费用结清证明，向船公司申请签发 正本提单 或办理 电放。

五、报关

报关时效的核心在于同步匹配海关、码头、船公司三方的时间规则。根据《海关总署2024年第12号公告》，出口货物需在截关时间（码头截止收柜）前完成申报，并在截放行条时间（船公司接收海关放行信息的截止点）前获取电子放行指令。

第 一阶段：报关前准备

1. 委托报关行 (Mandatory)

在中国，企业必须通过拥有资质的报关行向海关进行申报。发货人（出口商）需要与一家可靠的报关行签订委托协议。

2. 准备报关单证 (Key Step)

这是报关成功的基础，必须做到 “单证相符”、“单货相符”。核心单证包括：

报关单：核心文件，需填写货物详情，包括经营单位、发货单位、商品编码、成交方式、件数、重量、金额等。

商业发票：由出口方出具，显示货物价值、数量、品名，是海关审价的重要依据。

装箱单：显示货物包装、毛净重、体积等信息，必须与实际装柜情况完全一致。

销售合同：出口贸易合同的副本。

代理报关委托书：发货人委托报关行的正式法律文件。

外汇核销单：根据国家政策要求，部分地区可能需要。

商检单/出口许可证：（非常重要）

如果货物属于法定检验检疫目录内，需要提前向海关（原检验检疫局）申请 出境货物通关单。

如果货物是受限的（如濒危物种、化学品、军品等），需要提前办理相应的 出口许可证。

订舱单/提单号：提供船名、航次、提单号等信息。

第二阶段：海关申报与审理

3. 电子数据申报 (Declaration)

报关行根据您提供的单证，整理数据并通过 中国电子口岸 系统向海关发送电子数据。

此步骤会生成一个唯 一的 报关单号。

4. 海关审单 (Customs Examination of Documents)

海关关员在线审核电子数据，主要关注：

商品归类：审核报关行申报的 商品编码 是否正确，这直接关系到出口退税率和监管条件。

完税价格：审核申报的货物价值是否合理，是否存在低价高报或高价低报。

监管条件：审核是否需要提供通关单、许可证等文件。

贸易方式：审核一般贸易、来料加工、进料对口等贸易方式是否正确。

审单结果通常有三种：

放行：直接进入放行环节（绿色通道）。

查验：系统布控，下达查验指令（黄色通道）。

退单/改单：单证有问题，要求修改或补充资料。

第三阶段：查验与放行

5. 海关查验 (Customs Inspection) - (如被布控)

通知：海关下达查验指令，报关行会收到通知。

配合：报关行需要安排拖车将集装箱拖到海关指定的查验场地。

现场查验：海关、武警（如需）到场，在报关员陪同下开箱检查。检查方式可能是：

机检：过H986大型X光机扫描。

掏箱：部分或全部掏出货物，核对品名、规格、数量、重量等是否与申报一致。

查验结果：

通过：查验无误，海关在系统里记录放行。

不通过：发现货证不符、品名瞒报、数量不符等问题，货物可能被 扣留，并面临罚款、立案调查等严重后果。

6. 海关放行 (Customs Release)

无论是否经过查验，一旦海关审核通过，就会在系统里做 “放行” 操作。

报关行可以从系统里打印出带有海关 “放行章” 的 报关单核销联 和 出口退税联。

此时，海关环节结束，货物可以装船出口了。

实际操作中，高风险货物（如电子产品、品牌服饰）建议提前72小时启动报关，为查验留出缓冲期。2025年长三角区域推广的“通关一体化”模式下，上海、宁波港区共享预审通道，企业可在装箱时同步上传装箱单、发票，海关AI系统提前审核，将通关时间压缩至2小时内。但需注意，跨关区运输的集装箱，须在属地海关完成预申报后再调运至港口，避免因转关数据延迟导致放行条失效。  

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